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T.E.A.S.A.
Sector:
Servicios / Agencia de Azafatas
Desde
sus inicios,T.E.A.S.A. ha
evolucionado hacia la prestación
de servicios de recursos
humanos especializados:
Azafatas en Congresos y
Ferias, Transfer, Promociones
y Campañas, Intérpretes
y otras actividades públicas
y privadas.
Hacer
frente a las necesidades
de información que
requieren más de
1.500 eventos/servicios
anuales, supone para la
Empresa una importante actividad
comercial y de organización.
El proceso
de selección de los
RR.HH. adecuados en función
de múltiples variables
de filtro para responder
satisfactoriamente a los
volumenes de eventos indicados,
es el factor clave que determina
el éxito de T.E.A.S.A.
Mantener
la calidad de la información
de la Base de Datos de los
RR.HH. (formación,
experiencia, disponibilidad)
requiere un esfuerzo permanente
de organización y
estructura debido a los
cambios contínuos
de la información.
Objetivos
del proyecto:
 Ante
la situación descrita
anteriormente, la Dirección
de T.E.A.S.A. decide invertir
en una solución Informática
integral que permita conseguir
los siguientes objetivos.
-
Disponer
de una Base de Datos de
RR.HH. completa y fiable
que reemplace a los diferentes
soportes de papel, fichas,
hojas excel, registros varios
, etc.
-
Disponer
de una Base de Datos de
Clientes actuales y potenciales
con información propia
del sector.
-
Implantación
de una Agenda de Eventos
que sustituya a la agenda
Microsoft Outlook. Es
imprescindible que dicha
Agenda se entienda con
las Bases de Datos tanto
de clientes como de recursos
humanos. Asimismo, dicha
Agenda debe permitir registrar
eventos personales de
los RR.HH. para conocer
la disponibilidad de los
mismos.
-
Implantación
de un Sistema de Gestión
Comercial que permita
registrar y consultar
los contactos comerciales
con los clientes actuales
y potenciales, crear ofertas,
su seguimiento y mailing
a diferentes niveles.
-
Implantación
de un Sistema de Gestión
Administrativa y Contable
que responda a las necesidades
propias de una Agencia
de Azafatas, Facturación
a clientes, Liquidaciones
a los RR.HH. Deducciones
IRPF y Seguridad Social,
Informes orientados al
Análisis del negocio
y finalmente una correcta
Gestión Contable
y de Tesorería.
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Solución del proyecto
 A
partir
de los
requisitos
expuestos,
tiene
lugar
una primera
reunión
de trabajo.
El contenido
de esta
reunión
es analizar
los siguientes
puntos.
-
Soportes
actuales
de
información
que
se
utilizan
en
la
actividad
comercial
y
administrativa.
-
Nuevos
Requisitos solicitados.
-
Origen
de los
datos.
-
Dimensiones
y valores
económicos
del negocio.
-
Clase
de soportes
de información
deseados,
consultas,
reporting,
documentos
personalizados,
etc.
 A
partir
del contenido
de la
reunión
de trabajo
mantenida,
se realizó
un estudio
comparativo
entre
los
requisitos
solicitados
y necesarios
teniendo
en cuenta
el perfil
de una
Agencia
de Azafatas
y nuestro
Sistema
ERP Trébol
Servicios.
A continuación
se iniciaron
las siguientes
fases
de trabajo:
-
Personalización
de los
documentos
oficiales
de T.E.A.S.A.
(Factura
cliente,
Oferta,
etc.)
- Instalación
del Sistema
ERP Trébol
Servicios
- Configuración
del Sistema
ERP Trébol
Servicios
al perfil
de T.E.A.S.A.
- Carga
inicial
de las Bases
de Datos.
- Formación.
 Componentes
instalados.
-
- Sistema MS
Trébol
/ Servicios.
- Sistema MS
Trébol
/ Agenda.
- Sistema MS
Trébol
/ CRM
 Valoración
Final.
La
Sra.
Carmen
Trias,
Directora
General,
valora
el proyecto
en los
siguientes
términos,
"A
partir
de la
solución
ERP Trébol
Servicios
versión
Agencia
Azafatas
que hemos
implantado
en nuestra
Empresa,
nuestra
actividad
comercial
y administrativa
ha cambiado
muy positivamente.
Ahora
la selección
de los
RR.HH.
para asignarlos
a los
eventos
es mucho
más
fácil
y ágil
gracias
a la herramienta
Agenda
de Eventos
que nos
permite
incluso
ver la
foto de
la azafata
en el
momento
de la
selección
y asignación
al evento
reduciendo
la posibilidad
de errores.
Nuestro
personal
comercial
comparte
un mismo
entorno
de trabajo
y conoce
en todo
momento
la situación
de los
eventos
y la disponibilidad
de los
RR.HH.,
creamos
ofertas
a clientes
actuales
y potenciales
en varios
idiomas
y con
una presentación
de calidad
mejorada.
Finalmente,
gracias
a la integración
de todo
el Sistema,
nuestro
departamento
de Administración
realiza
las tareas
de Facturación
en mejores
condiciones
que antes,
incorporándose
de forma
automática
en los
trabajos
a facturar,
las Ofertas
aceptadas
y las
Liquidaciones
de las
Azafatas
que intervienen
en los
eventos,
incluyendo
las retenciones
del IRPF
y la Seguridad
Social."
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